10 způsobů, jak uvolnit úložný prostor v aplikaci Microsoft Dynamics CRM Online

Toto jsou způsoby, jak snížit využitou velikost úložiště odebráním nebo odstraněním různých typů informací z aplikace Microsoft Dynamics CRM Online. Pomocí těchto metod můžete řídit celkové využití úložného prostoru v aplikaci Microsoft Dynamics CRM Online. Podle potřeby můžete odstranit určité kategorie dat nebo můžete nastavit úlohy hromadného odstranění, které budou opakovaně spouštěny v nastavených intervalech.

Upozornění

Mezi návrhy v tomto článku patří odstranění poznámek, příloh, historie importu a jiných dat. Odstraněná data již nelze obnovit (například pomocí operace Zpět). Může být proto vhodnější místo zmenšení využitého úložného prostoru naopak zvýšit objem úložného prostoru dostupného v rámci předplatného aplikace Microsoft Dynamics CRM Online.

Poznámka

Kromě metod 3 a 5 je u všech těchto metod vyžadováno, abyste měli roli zabezpečení aplikace Microsoft Dynamics CRM Online, například Správce systému. Díky ní získáte oprávnění k hromadnému odstraňování záznamů a k odstraňování systémových úloh.

Metoda 1: Odstranění instancí hromadných e-mailů a pracovních postupů pomocí úlohy hromadného odstranění

Upozornění

Při odstranění těchto dat nebudete schopni zjistit, zda byl e-mail odeslán prostřednictvím hromadného e-mailu, nebo zda bylo vůči záznamu spuštěno pravidlo pracovního postupu. Odeslané e-maily a akce provedené vůči záznamu pomocí pracovního postupu zůstanou zachovány.

1. Klikněte na položku Nastavení, dále na položku Správa dat, poté na položku Hromadné odstranění záznamů a v řádku nabídek klikněte na tlačítko Nový. Tím spustíte Průvodce hromadným odstraněním.
2. Klikněte na tlačítko Další.
3. V seznamu Hledat vyberte položku Systémová úloha.
4. Do oblasti kritérií hledání přidejte kritéria podobná následujícím:

   Typ systémové úlohy – Je rovno – Hromadný email; Pracovní postup;

   Důvod stavu – Je rovno – Úspěch

   Dokončeno – Starší než X měsíců – 1

5. Seskupte tyto tři řádky kritérií:
   1. Klikněte na šipku vedle jednotlivých řádků kritérií a poté klikněte na položku Vybrat řádek.
   2. Jakmile jsou vybrány všechny tři řádky, klikněte na položku Skupina A.
6. Klikněte na tlačítko Další.
7. Do textového pole Název zadejte název úlohy hromadného odstranění.
8. Vyberte datum a čas, kdy má být úloha zahájena (pokud možno v době, kdy uživatelé nepracují s aplikací Microsoft Dynamics CRM Online).
9. Zaškrtněte políčko Spustit tuto úlohu každých a v seznamu dnů vyberte frekvenci, s jakou má být tato úloha spouštěna.
10. Chcete-li odeslat e-mailové oznámení, zaškrtněte políčko Po dokončení úlohy mi odeslat e-mail (e-mail@doména.com).
11. Klikněte na tlačítko Další, zkontrolujte úlohu hromadného odstranění a poté kliknutím na položku Odeslat vytvořte opakovanou úlohu.

Metoda 2: Vyhodnocení a odstranění pozastavených pracovních postupů

Někdy dojde k pozastavení pracovních postupů, protože existuje podmínka, která nebude nikdy splněna nebo nějaký jiný důvod, který nedovolí pokračování pracovního postupu.

Upozornění

Některé pracovní postupy budou pozastaveny, protože čekají na podmínku, která dosud nebyla splněna, ale předpokládá se. Pracovní postup může například čekat na dokončení úkolu.

1. Klikněte na položku Rozšířené hledání.
2. V seznamu Hledat vyberte položku Systémové úlohy.
3. Do oblasti kritérií hledání přidejte kritéria podobná následujícím:

   Typ systémové úlohy – Je rovno – Pracovní postup

   Důvod stavu – Je rovno – Pozastaveno

4. Seskupte tyto tři řádky kritérií:
   1. Klikněte na šipku vedle jednotlivých řádků kritérií a poté klikněte na položku Vybrat řádek.
   2. Jakmile jsou vybrány všechny tři řádky, klikněte na položku Skupina A.
5. Klikněte na tlačítko Najít.
6. V okně s výsledky můžete jednotlivé položky otevřít a určit, zda lze pracovní postup odstranit.

Metoda 3: Odebrání příloh e-mailů pomocí funkce Rozšířené hledání

Upozornění

Při odstranění těchto dat nebudou přílohy v aplikaci Microsoft Dynamics CRM Online nadále dostupné. Pokud jste je však uložili do aplikace Microsoft Office Outlook, zůstanou tam.

1. Klikněte na položku Rozšířené hledání.
2. V seznamu Hledat vyberte položku E-mailové zprávy.
3. Do oblasti kritérií hledání přidejte kritéria podobná následujícím:

   Přílohy e-mailu (Položka)

   Velikost souboru (v bajtech) – Je větší než – Do textového pole zadejte hodnotu v bajtech, například 25 000.

4. Klikněte na tlačítko Najít.
5. Zobrazí se seznam e-mailových zpráv s přílohami většími než X bajtů.
6. Jednotlivé e-maily můžete otevřít, kliknout na kartu Přílohy a odstranit požadovanou přílohu.

   Poznámka

   Chcete-li odstranit jak e-mailovou zprávu, tak přílohu, vyberte záznam dané e-mailové zprávy a klikněte na tlačítko Odstranit (X).

Metoda 4: Odebrání e-mailových zpráv s přílohami pomocí úlohy hromadného odstranění

Upozornění

Při odstranění těchto dat nebudou e-mailové zprávy a k nim připojené přílohy v aplikaci Microsoft Dynamics CRM Online nadále dostupné. Pokud jste je však uložili do aplikace Microsoft Office Outlook, zůstanou tam.

1. Klikněte na položku Nastavení, dále na položku Správa dat, poté na položku Hromadné odstranění záznamů a v řádku nabídek klikněte na tlačítko Nový. Tím spustíte Průvodce hromadným odstraněním.
2. Klikněte na tlačítko Další.
3. V seznamu Hledat vyberte položku E-mailové zprávy.
4. Do oblasti kritérií hledání přidejte kritéria podobná následujícím:

   Důvod stavu – Je rovno – Dokončeno

   Skutečné ukončení – Starší než X měsíců – 1

   Přílohy e-mailu (Položka)

   Velikost souboru (v bajtech) – Je větší než – Do textového pole zadejte hodnotu v bajtech, například 25 000.

5. Seskupte první dva řádky kritérií:
   1. Klikněte na šipku vedle jednotlivých řádků kritérií a poté klikněte na položku Vybrat řádek.
   2. Jakmile jsou oba řádky vybrány, klikněte na položku Skupina A.
6. Klikněte na tlačítko Další.
7. Do textového pole Název zadejte název úlohy hromadného odstranění.
8. Vyberte datum a čas, kdy má být úloha zahájena (pokud možno v době, kdy uživatelé nepracují s aplikací Microsoft Dynamics CRM Online).
9. Zaškrtněte políčko Spustit tuto úlohu každých a v seznamu dnů vyberte frekvenci, s jakou má být tato úloha spouštěna.
10. Chcete-li odeslat e-mailové oznámení, zaškrtněte políčko Po dokončení úlohy mi odeslat e-mail (e-mail@doména.com).
11. Klikněte na tlačítko Další, zkontrolujte úlohu hromadného odstranění a poté kliknutím na položku Odeslat vytvořte opakovanou úlohu.

Metoda 5: Odebrání poznámek s přílohami pomocí funkce Rozšířené hledání

Upozornění

Při odstranění těchto dat nebudou poznámky a k nim připojené přílohy v aplikaci Microsoft Dynamics CRM Online nadále dostupné.

1. Klikněte na položku Rozšířené hledání.
2. V seznamu Hledat vyberte položku Poznámky.
3. Do oblasti kritérií hledání přidejte kritéria podobná následujícím:

   Velikost souboru (v bajtech) – Je větší než – Do textového pole zadejte hodnotu v bajtech, například 1 048 576.

4. Klikněte na tlačítko Najít.
5. Zobrazí se seznam příloh, které jsou větší než zadaná velikost.
6. Vyberte zprávy jednu po druhé nebo několik najednou a klikněte na tlačítko Odstranit (X).

Metoda 6: Odebrání poznámek s přílohami pomocí úlohy hromadného odstranění

Upozornění

Při odstranění těchto dat nebudou poznámky a k nim připojené přílohy v aplikaci Microsoft Dynamics CRM Online nadále dostupné.

1. Klikněte na položku Nastavení, dále na položku Správa dat, poté na položku Hromadné odstranění záznamů a v řádku nabídek klikněte na tlačítko Nový. Tím spustíte Průvodce hromadným odstraněním.
2. Klikněte na tlačítko Další.
3. V seznamu Hledat vyberte položku Poznámky.
4. Do oblasti kritérií hledání přidejte kritéria podobná následujícím:

   Velikost souboru (v bajtech) – Je větší než – Do textového pole zadejte hodnotu v bajtech, například 1 048 576.

   Vytvořeno – Starší než X měsíců – 1

5. Seskupte tyto tři řádky kritérií:
   1. Klikněte na šipku vedle jednotlivých řádků kritérií a poté klikněte na položku Vybrat řádek.
   2. Jakmile jsou vybrány všechny tři řádky, klikněte na položku Skupina A.
6. Klikněte na tlačítko Další.
7. Do textového pole Název zadejte název úlohy hromadného odstranění.
8. Vyberte datum a čas, kdy má být úloha zahájena (pokud možno v době, kdy uživatelé nepracují s aplikací Microsoft Dynamics CRM Online).
9. Zaškrtněte políčko Spustit tuto úlohu každých a v seznamu dnů vyberte frekvenci, s jakou má být tato úloha spouštěna.
10. Chcete-li odeslat e-mailové oznámení, zaškrtněte políčko Po dokončení úlohy mi odeslat e-mail (e-mail@doména.com).
11. Klikněte na tlačítko Další, zkontrolujte úlohu hromadného odstranění a poté kliknutím na položku Odeslat vytvořte opakovanou úlohu.

Metoda 7: Odebrání úloh hromadného vyhledávání duplicit a přidružených kopií duplicitních záznamů

Při každém spuštění úlohy vyhledávání duplicit se do databáze uloží kopie každého duplicitního záznamu jako součást úlohy vyhledávání duplicit. Pokud máte například 100 duplicitních záznamů, při každém (ručním nebo opakovaném) spuštění úlohy vyhledávání duplicit, která tyto duplicity najde, se těchto 100 duplicitních záznamů uloží do databáze v rámci instance této úlohy, dokud nebudou duplicity sloučeny či odstraněny, nebo dokud nebude odstraněna tato úloha vyhledávání duplicit.

1. Klikněte na položku Nastavení, dále na položku Správa dat a potom na položku Úlohy vyhledávání duplicit.
2. Vyberte instance úloh vyhledávání duplicit, které chcete odstranit, a klikněte na tlačítko Odstranit (X).

Plýtvání úložným prostorem zabráníte tak, že zajistíte rychlé vyřešení duplicit, aby tyto duplicity nebyly oznamovány v několika úlohách vyhledávání duplicit.

Metoda 8: Odstranění instancí hromadného importu pomocí úlohy hromadného odstranění

Při každém hromadném importu se k tomuto importu přidruží systémová úloha. V údajích této systémové úlohy je uvedeno, které záznamy byly importovány úspěšně a které záznamy neúspěšně.

Upozornění

Po odstranění těchto úloh hromadného importu nebudete moci zjistit, která data byla importována, ani vrátit import zpět.

1. Klikněte na položku Nastavení, dále na položku Správa dat, poté na položku Hromadné odstranění záznamů a v řádku nabídek klikněte na tlačítko Nový. Tím spustíte Průvodce hromadným odstraněním.
2. Klikněte na tlačítko Další.
3. V seznamu Hledat vyberte položku Systémová úloha.
4. Do oblasti kritérií hledání přidejte kritéria podobná následujícím:

   Typ systémové úlohy – Je rovno – Importovat

   Důvod stavu – Je rovno – Úspěch

   Dokončeno – Starší než X měsíců – 1

5. Seskupte tyto tři řádky kritérií:
   1. Klikněte na šipku vedle jednotlivých řádků kritérií a poté klikněte na položku Vybrat řádek.
   2. Jakmile jsou vybrány všechny tři řádky, klikněte na položku Skupina A.
6. Klikněte na tlačítko Další.
7. Do textového pole Název zadejte název úlohy hromadného odstranění.
8. Vyberte datum a čas, kdy má být úloha zahájena (pokud možno v době, kdy uživatelé nepracují s aplikací Microsoft Dynamics CRM Online).
9. Zaškrtněte políčko Spustit tuto úlohu každých a v seznamu dnů vyberte frekvenci, s jakou má být tato úloha spouštěna.
10. Chcete-li odeslat e-mailové oznámení, zaškrtněte políčko Po dokončení úlohy mi odeslat e-mail (e-mail@doména.com).
11. Klikněte na tlačítko Další, zkontrolujte úlohu hromadného odstranění a poté kliknutím na položku Odeslat vytvořte opakovanou úlohu.

Metoda 9: Odstranění instancí úloh hromadného odstranění pomocí úlohy hromadného odstranění

Při hromadném odstraňování dat (například při použití metod popsaných v tomto článku) se vytvoří systémová úloha hromadného odstranění, kterou lze odstranit.

Upozornění

Po odstranění těchto úloh přijdete o historii předchozích úloh hromadného odstranění, které jste spustili.

1. Klikněte na položku Nastavení, dále na položku Správa dat, poté na položku Hromadné odstranění záznamů a v řádku nabídek klikněte na tlačítko Nový. Tím spustíte Průvodce hromadným odstraněním.
2. Klikněte na tlačítko Další.
3. V seznamu Hledat vyberte položku Systémová úloha.
4. Do oblasti kritérií hledání přidejte kritéria podobná následujícím:

   Typ systémové úlohy – Je rovno – Hromadné odstranění

   Důvod stavu – Je rovno – Úspěch

   Dokončeno – Starší než X měsíců – 1

   Poznámka

   Můžete rovněž odstranit úlohy, které se nezdařily nebo byly zrušeny.

5. Seskupte tyto tři řádky kritérií:
   1. Klikněte na šipku vedle jednotlivých řádků kritérií a poté klikněte na položku Vybrat řádek.
   2. Jakmile jsou vybrány všechny tři řádky, klikněte na položku Skupina A.
6. Klikněte na tlačítko Další.
7. Do textového pole Název zadejte název úlohy hromadného odstranění.
8. Vyberte datum a čas, kdy má být úloha zahájena (pokud možno v době, kdy uživatelé nepracují s aplikací Microsoft Dynamics CRM Online).
9. Zaškrtněte políčko Spustit tuto úlohu každých a v seznamu dnů vyberte frekvenci, s jakou má být tato úloha spouštěna.
10. Chcete-li odeslat e-mailové oznámení, zaškrtněte políčko Po dokončení úlohy mi odeslat e-mail (e-mail@doména.com).
11. Klikněte na tlačítko Další, zkontrolujte úlohu hromadného odstranění a poté kliknutím na položku Odeslat vytvořte opakovanou úlohu.

Metoda 10: Odstranění protokolů auditu

Při povoleném auditování vytvoří aplikace Microsoft Dynamics CRM Online protokoly auditu, do kterých se ukládá historie auditu záznamů. Pokud tyto protokoly auditu již nepotřebujete, můžete jejich odstraněním uvolnit místo.

Upozornění

Při odstranění protokolu auditu nebude možné zobrazit historii auditu za období, které tento protokol auditu pokrývá.

1. V podokně navigační podokno klikněte na položku Nastavení a poté v oblasti Systém klikněte na položku Auditování.
2. V oblasti Audit klikněte na položku Správa protokolu auditu.
3. Vyberte nejstarší protokol auditu. Na panelu nástrojů Actions toolbar pak klikněte na tlačítko Odstranit protokoly.
4. V dialogovém okně s potvrzením klikněte na tlačítko OK.

Poznámka

Odstranit lze pouze nejstarší protokol auditu v systému. Chcete-li odstranit více než jeden protokol, je třeba opakovaně odstranit nejstarší dostupný protokol auditu, dokud není odstraněno dostatek protokolů.