Přepis videa
Pravděpodobně máte data, se kterými chcete pracovat v aplikaci Microsoft Dynamics CRM.
Mohou to být kontakty v aplikaci Outlook, vytvořené tabulky nebo seznamy zájemců z veletrhu.
Namísto opětovného zadávání všech těchto dat můžete k přesunutí dat do aplikace CRM použít Průvodce importem. Je docela možné, že k přesunu dat do aplikace CRM ani nebudete potřebovat pomoc od pracovníka IT oddělení.
Pokud data pocházejí z běžného zdroje, jako je například aplikace Outlook, postará se o všechny detaily aplikace CRM.
Průvodce importem automaticky spáruje pole z formuláře kontaktu aplikace Outlook s příslušnými poli aplikace CRM.
U jiných zdrojů je nutné před spuštěním Průvodce importem potřeba data uložit ve formátu, který Průvodce importem podporuje, například soubor CSV, TXT či XML, nebo soubor ZIP obsahující několik souborů stejného typu.
V souboru CSV se z každého řádku stane text oddělený středníky.
Před importem dat zkontrolujte tabulku a ověřte, zda všechny sloupce obsahují záhlaví, zda tabulka neobsahuje nadbytečná záhlaví, zda některá data nejsou ve špatných sloupcích, zda jsou prázdné buňky opravdu prázdné a zda nějaká data nechybí.
Každé záhlaví sloupce v přesunovaných datech musí odpovídat některému poli v záznamu aplikace CRM. Pokud tomu tak u některých sloupců není, můžete tyto sloupce během importu namapovat na pole aplikace CRM.
Záznam je kolekce údajů o konkrétní položce, v tomto případě kontaktu.
Při troše plánování můžete dokonce nové záznamy propojit s existujícím záznamem ve formě souvisejících záznamů.
Nové kontakty tak například můžete propojit s jedním obchodním vztahem.
Nyní zkuste spustit Průvodce importem s malým množstvím dat, například s deseti řádky.
Je možné, že po vyzkoušení bude zapotřebí data lépe vyčistit nebo změnit soubor mapování a postup opakovat, dokud nedosáhnete správných výsledků.
Jakmile získáte požadované výsledky, spusťte Průvodce importem na zbylá data. Průvodce poběží, zatímco se v aplikaci CRM budete věnovat jiné práci.
Prozatím nemusíte ověřovat, zda je každý záznam jedinečný. Aplikace CRM vám pomůže s vyčištěním duplicit později, až budete mít čas.
Po úspěšném importu dat a získání požadovaných výsledků můžete nastavení mapování, které jste definovali při importu, uložit, abyste je mohli později použít pro podobná data.
Můžete je dokonce sdílet s jinými uživateli v organizaci.
Pokud data obsahují velký počet polí nebo vzájemně propojených záznamů, případně pole s odlišnými názvy než jsou ve formulářích aplikace CRM, bude zřejmě nutné vytvořit vlastní soubor mapování.
Proces importu může být podle konkrétních potřeb jednoduchý nebo složitý.
Díky rychlému a přesnému přesunutí dat do aplikace Microsoft Dynamics CRM nemusíte trávit tolik času zadáváním zákaznických údajů a můžete se více věnovat posilování vztahů se zákazníky.
