Výukový kurz: Import údajů kontaktů aplikace Outlook obsahujících kategorie

Vzhledem k tomu, že je aplikace Microsoft Dynamics CRM Online jinak strukturována než aplikace Microsoft Office Outlook, je před importem kontaktů aplikace Outlook obsahujících data v poli Kategorie nutné provést další plánovací a přípravné kroky.

• Aplikace Microsoft Dynamics CRM Online neobsahuje žádné pole, které by bylo možné spárovat s polem Kategorie aplikace Outlook. Bude proto nutné rozhodnout, kam tato data namapovat.
• Pole Kategorie aplikace Outlook může obsahovat více hodnot, zatímco většina polí aplikace Microsoft Dynamics CRM Online, na která lze tato data namapovat, může obsahovat pouze jednu hodnotu. Sloupec Kategorie proto bude nutné rozdělit na samostatné sloupce s jednou hodnotou v každém sloupci.

Tento výukový kurz předkládá otázky, na které je třeba se ptát v souvislosti s daty, a poskytuje několik alternativ pro import dat.

Poznámka

U některých z těchto možností bude zapotřebí pomoc správce nebo úpravce systému, protože vyžadují oprávnění, která jsou zpravidla dostupná pouze uživatelům s rolí oprávnění Správce systému nebo Úpravce systému.

Lekce 1: Mapování dat kategorií aplikace Outlook

Prohlédněte si data aplikace Outlook a zjistěte, do jakých kategorií jsou kontakty rozřazeny. To nejsnáze provedete přímo v aplikaci Outlook:

• Pokud máte nainstalovanou aplikaci Outlook 2007:
  1. V podokně navigace pro kontakty vyberte zobrazení Podle kategorie.
  2. V nabídce Zobrazení přejděte na příkaz Rozbalit či sbalit skupiny a klikněte na příkaz Sbalit všechny skupiny.
• Pokud máte nainstalovanou aplikaci Outlook 2010, ve složce Kontakty změňte zobrazení na seznam a pak tento seznam seřaďte podle kategorií.
  1. Klikněte na kartu Zobrazení. Ve skupině Aktuální zobrazení klikněte na tlačítko Změnit zobrazení a potom na položku Seznam.
  2. Ve skupině Uspořádání klikněte na tlačítko Kategorie.
  3. Ve skupině Uspořádání klikněte na tlačítko Rozbalit či sbalit a potom na položku Sbalit všechny skupiny.

Tím zobrazíte hodnoty všech kategorií, které potřebujete mapovat do aplikace Microsoft Dynamics CRM Online.

Položte si následující otázky:

1. Jsou data mých kontaktů aplikace Outlook mapována na více než jeden typ záznamu aplikace Microsoft Dynamics CRM Online? Existují například kontakty, které lze kategorizovat jako obchodní vztahy, zatímco jiné jako zájemce?

   Pokud ano, přejděte k části „Lekce 2: Rozdělení exportovaných dat podle typu záznamu na základě hodnot kategorie“ dále v tomto výukovém kurzu.

2. Je v poli Kategorie uloženo více hodnot? Pole Kategorie jednoho záznamu může například obsahovat všechny z následujících hodnot:
   • Obchodní vztah, Významný zákazník, Restaurace
   • Zájemce, Má zájem

   Pokud ano, přejděte k části „Lekce 3: Rozdělení více hodnot ve sloupci Kategorie“ dále v tomto výukovém kurzu.

3. Existuje v podnikové implementaci aplikace Microsoft Dynamics CRM Online určité pole nebo hodnota pole pro každou kategorii aplikace Outlook? Pokud se například používají kategorie Priorita 1 a Priorita 2, existuje v aplikaci Microsoft Dynamics CRM Online pole, které obsahuje přesně tyto hodnoty?

   Na kategorie aplikace Outlook lze namapovat několik výchozích polí aplikace Microsoft Dynamics CRM Online:

   • Pole Funkce nebo Role u záznamu typu Kontakt
   • Pole Typ vztahu, Kategorie nebo Odvětví u záznamu typu Obchodní vztah
   • Pole Funkce, Hodnocení, Odvětví nebo Zdroj informací u záznamu typu Zájemce

   Vaše organizace již mohla aplikaci Microsoft Dynamics CRM Online přizpůsobit a přidat jiná pole nebo hodnoty polí, které můžete použít. Chcete-li zjistit, jaká jiná pole mohou být dostupná, spusťte aplikaci Microsoft Dynamics CRM Online a prohlédněte si formuláře pro zadání nového záznamu kontaktu, zájemce a obchodního vztahu.

   Pokud nejsou k dispozici žádná existující pole, která lze namapovat na jednotlivé hodnoty kategorií, můžete pomocí vlastního nastavení aplikaci Microsoft Dynamics CRM Online přizpůsobit pro data aplikace Outlook. Viz „Lekce 4: Vlastní nastavení aplikace Microsoft Dynamics CRM Online“ dále v tomto výukovém kurzu.

Vytvořte tabulku obsahující následující sloupce, pomocí které znázorníte mapování jednotlivých hodnot kategorií:

Lekce 2: Rozdělení exportovaných dat podle typu záznamu na základě hodnot kategorie

Pokud data exportovaná z aplikace Outlook obsahují záznamy spadající pod více než jeden typ záznamu aplikace Microsoft Dynamics CRM Online, bude nutné exportovaná data rozdělit do samostatných souborů tak, aby pro každý typ záznamu existoval jeden soubor.

• Všechny záznamy, ze kterých se stanou obchodní vztahy, vložte do souboru Obchodní vztahy.csv
• Všechny záznamy, ze kterých se stanou kontakty, vložte do souboru Kontakty.csv
• Všechny záznamy, ze kterých se stanou zájemci, vložte do souboru Zájemci.csv

To nejsnadněji provedete takto:

1. Vytvořte tři kopie souboru CSV, který jste exportovali z aplikace Outlook. Přejmenujte tyto soubory na Obchodní vztahy,csv, Kontakty.csv a Zájemci.csv.
2. Otevřete každý z těchto souborů v aplikaci Excel, seřaďte data podle sloupce Kategorie a odstraňte všechna data, která nebudou importována do daného typu záznamu.
3. Importujte samostatně každý soubor.

Lekce 3: Rozdělení více hodnot ve sloupci Kategorie

Pokud sloupec Kategorie obsahuje několik hodnot, je nutné vytvořit nové sloupce a poté data rozdělit tak, aby v každém sloupci byla pouze jedna hodnota. Každý sloupec představuje jedno pole aplikace Microsoft Dynamics CRM Online, do kterého tato data vložíte.

Jeden záznam může například obsahovat dvě kategorie, které se mapují na pole Funkce a Role v kontaktech. V takovém případě postupujte takto:

1. Otevřete exportovaný soubor CSV v aplikaci Excel.
2. Vytvořte dvě kopie sloupce Kategorie a přejmenujte záhlaví jednoho sloupce na Funkce a druhého na Role.
3. Vyčistěte data v jednotlivých sloupcích tak, aby obsahovaly pouze jednu hodnotu pro každý záznam.

Původní soubor Kontakty.csv

Nový soubor Kontakty.csv se sloupcem pro každou hodnotu Kategorie

Lekce 4: Vlastní nastavení aplikace Microsoft Dynamics CRM Online

Poznámka

Vlastní nastavení obvykle reflektuje způsob uspořádání dat všech uživatelů v organizaci, takže návrh změn vyžaduje následující postup bez ohledu na to, jaké procesy jsou v organizaci zavedeny. Vlastní nastavení vyžaduje oprávnění, která jsou zpravidla udělena pouze rolím zabezpečení Správce systému a Úpravce systému.

Existuje několik možností, které můžete prozkoumat:

• Změňte existující rozevírací seznam nebo vytvořte nový.
  • Často stačí pouze přidat nové hodnoty do existujícího rozevíracího seznamu. Například do pole Odvětví je zapotřebí přidat další odvětví. Tento úkol je jednoduchý a zabere pouze pár minut.
  • Může být vyžadován nový rozevírací seznam. Tento úkol je o něco složitější, protože nové pole se v sestavách nezobrazí automaticky.

  Další informace: Konfigurace polí se sadou možností (rozevíracích seznamů)

• Vytvořte pro každou kategorii nové pole se dvěma možnostmi.

  Pokud jste v aplikaci Outlook například ukládali data do pěti kategorií, můžete potřebovat pět polí s hodnotami Ano/Ne nebo Pravda/Nepravda. To usnadňuje hledání a vykazování záznamů v rámci jednotlivých kategorií. Další informace: Princip polí entit

• Vytvořte nové vyhledávací pole.

  Pokud seznam kategorií neustále narůstá, zvažte použití vlastní entity pro hodnoty kategorií a vytvoření vyhledávacího pole. Vyhledávací pole umožňuje uživatelům propojit záznam s jiným typem záznamu (entitou). Další informace: Princip polí entit, Princip hierarchických vztahů mezi entitami a Vytvoření nebo úprava polí entity

  Tento úkol je složitější. Pokud se rozhodnete pro tento postup, po vytvoření vyhledávacího pole v aplikaci Microsoft Dynamics CRM Online bude třeba rozdělit soubor exportovaný z aplikace Outlook na dva soubory s informacemi o kategoriích v samostatném souboru. Další informace:Import údajů kontaktů aplikace Outlook obsahujících poznámky

Po dokončení vlastního nastavení aplikace Microsoft Dynamics CRM Online lze data v poli Kategorie aplikace Outlook namapovat a pokračovat v uspořádání exportovaných dat pro účely importu.

Související odkazy

Články o importu záznamů

Import kontaktů ze souboru CSV do aplikace Microsoft Dynamics CRM Online