Přepis videa
Vyhledávání duplicit v aplikaci Microsoft Dynamics CRM zajišťuje dosažení správnosti dat, protože identifikuje totožné či podobné záznamy a dokonce dokáže zabránit jejich vzniku.
Vyčištěná a spolehlivá data v aplikaci CRM pomohou vaší společnosti uspět.
Aby mohla aplikace CRM zjišťovat duplicity, jako správce systému musíte provést tři jednorázová nastavení.
Nejprve v aplikaci CRM nastavte automatickou kontrolu duplicit.
Aplikace CRM dokáže kontrolovat duplicity, pokud někdo vytvoří nový záznam nebo aktualizuje existující záznam, pokud uživatel po použití klienta Microsoft Dynamics CRM pro aplikaci Outlook přejde z offline do online režimu nebo pokud někdo importuje do aplikace CRM data z externího zdroje, jakým je například aplikace Excel.
Jakmile rozhodnete, kdy má aplikace CRM kontrolovat duplicity, jako druhý krok nastavíte pravidla vyhledávání duplicit.
Pravidla vyhledávání duplicit definují charakteristiky, které aplikace CRM používá k určení shody podobných nebo identických záznamů.
Mohou to být například kontakty se zcela shodnou e-mailovou adresou.
Každé pravidlo platí pro jednu entitu nebo dvojici entit, jako jsou například entity Obchodní vztah a Kontakt, které jsou si vzájemně podobné, protože obě představují zákazníky.
Aplikace CRM obsahuje jednoduchá pravidla vyhledávání duplicit, která můžete použít jako příklady při vytváření pravidel vyhovujících potřebám organizace.
Při vytváření pravidla vyhledávání duplicit zvolíte, která pole aplikace CRM se mají použít k identifikaci případných shod.
Podobně jako vlastní nastavení a pracovní postupy musejí být pravidla vyhledávání duplicit před použitím publikována.
Třetím a posledním krokem je nastavení automatického spouštění pravidel vyhledávání duplicit v pravidelných intervalech. Tento krok je nepovinný, ale doporučený.
U velkých objemů dat může vyhledávání duplicit trvat poměrně dlouho.
Abyste nebyli blokováni od jiné práce v aplikaci CRM, běží vyhledávání duplicit na pozadí.
Na dokončení úlohy vyhledávání duplicit můžete být upozorněni e-mailem.
V době, kdy uživatelé zadávají data, aplikace CRM automaticky zjišťuje duplicity na základě kritérií definovaných pravidly vyhledávání duplicit.
Pokud aplikace CRM najde potenciální duplicitu, vyzve uživatele, aby se rozhodl, jak s touto duplicitou naložit.
Jestliže jsou pro entitu definována pravidla vyhledávání duplicit, může kdokoli spustit úlohu vyhledávání duplicit ručně.
Protože i duplicitní data mohou mít nějakou hodnotu, aplikace CRM nikdy automaticky neodstraňuje žádné záznamy ze systému. Uživatelé se mohou rozhodnout, co se má s potenciálními duplicitami udělat.
Vyhledávání duplicit je důležitým nástrojem aplikace Microsoft Dynamics CRM, který zajišťuje spolehlivost dat o zákaznících. Správná a přesná data zajistí maximální efektivitu týmů, které se v organizaci zabývají marketingem, prodejem a službami zákazníkům.
