Základní kroky pro seznámení s klientem Microsoft Dynamics CRM pro aplikaci Outlook

Klient Microsoft Dynamics CRM pro aplikaci Outlook je doplněk aplikace Outlook, který se instaluje do počítače. Klient Microsoft Dynamics CRM pro aplikaci Outlook umožňuje začlenit aplikaci Microsoft Dynamics CRM do každodenní práce s aplikací Outlook, přičemž oblasti aplikace Microsoft Dynamics CRM jsou zobrazeny jako složky v podokně navigační podokno aplikace Outlook. Až na pár výjimek tento doplněk zpřístupňuje všechny funkce aplikace Microsoft Dynamics CRM, včetně možností nastavení a konfigurace.

Základní postup

1. Stažení a instalace klienta Microsoft Dynamics CRM pro aplikaci Outlook do stolního nebo přenosného počítače

   Přejděte ke klientovi Microsoft Dynamics CRM pro aplikaci Outlook ze služby Stažení softwaru společnosti Microsoft na stránce Klient Microsoft Dynamics CRM 2011 pro aplikaci Microsoft Office Outlook, prohlédněte si požadavky a pak tento doplněk stáhněte. Dokončete instalaci podle pokynů na této stránce.

   Tip

   Ve webové aplikaci Microsoft Dynamics CRM kliknutím na tlačítko Získat klienta CRM pro aplikaci Outlook stáhněte a nainstalujte klienta Microsoft Dynamics CRM pro aplikaci Outlook.

2. Konfigurace klienta Microsoft Dynamics CRM pro aplikaci Outlook

   Automatické spuštění klienta Microsoft Dynamics CRM pro aplikaci Outlook Průvodce konfigurací:

   • Po dokončení instalace restartujte aplikaci Outlook.

   – NEBO –

   Ruční spuštění klienta Microsoft Dynamics CRM pro aplikaci Outlook Průvodce konfigurací:

   V nabídce Start klikněte na příkaz Všechny programy, dále na položku Microsoft Dynamics CRM a potom na položku Průvodce konfigurací.

   Budete potřebovat webovou adresu (URL) instalace aplikace Microsoft Dynamics CRM v organizaci. Pokud používáte webovou aplikaci, je webová adresa obvykle shodná. Jestliže webovou adresu neznáte, obraťte se na správce systému.

   Pokud vám správce systému nedá jiné pokyny, neprovádějte změny žádných možností.

3. Přístup k aplikaci Microsoft Dynamics CRM pomocí nových panelů nástrojů, nabídek a složek CRM v aplikaci Outlook

   Po nakonfigurování klienta Microsoft Dynamics CRM pro aplikaci Outlook a restartování aplikace Outlook budete mít přístup k funkcím, nástrojům a informacím aplikace Microsoft Dynamics CRM:

   • V podokně navigační podokno je zobrazena vaše organizace, vaše složky aplikace Microsoft Dynamics CRM (například Pracovní plocha) a vaše data aplikace Microsoft Dynamics CRM.
   • Aplikace Outlook 2007 obsahuje nabídku CRM pro přístup k dalším funkcím a možnostem aplikace Microsoft Dynamics CRM. To zahrnuje osobní možnosti, synchronizaci a nápovědu k aplikaci Microsoft Dynamics CRM.

     Aplikace Outlook 2010 obsahuje na pásu karet a v zobrazení Outlook Backstage kartu CRM.

   • Celou řadu funkcí aplikace Microsoft Dynamics CRM pohotově zpřístupníte prostřednictvím panelu nástrojů CRM v aplikaci Outlook 2007 nebo karty CRM v aplikaci Outlook 2007. Můžete rychle provádět následující akce:
     • Vytvořit nové aktivity a záznamy
     • Synchronizovat data
     • Přejít s aplikací Microsoft Dynamics CRM do online či offline režimu
     • Zpřístupnit funkci Rozšířené hledání, pomocí které můžete vytvářet dotazy pro hledání informací v aplikaci Microsoft Dynamics CRM
   • Jednotlivé e-mailové zprávy, události a úkoly aplikace Outlook obsahují skupinu CRM s příkazy, které umožňují:
     • Převést e-mailové zprávy, události a úkoly na jiné typy záznamů aplikace Microsoft Dynamics CRM
     • Přidat odkazy na jiné záznamy aplikace Microsoft Dynamics CRM pomocí propojení
     • Otevřít záznam vybrané položky v aplikaci Microsoft Dynamics CRM

     Jednotlivé položky aplikace Outlook (například e-mailové zprávy či události) obsahují rovněž podokno Microsoft Dynamics CRM, které umožňuje rychle otevřít propojený záznam aplikace Microsoft Dynamics CRM a zobrazit informace o tom, zda je tato položka sledována v aplikaci Microsoft Dynamics CRM.

4. Nastavení možností e-mailu v osobních možnostech klienta Microsoft Dynamics CRM pro aplikaci Outlook

   Pokud vaše organizace používá pracovní postupy, hromadnou korespondenci nebo jiné automatizované systémové úlohy, je nutné nastavit osobní možnosti tak, aby aplikace Microsoft Dynamics CRM mohla pomocí klienta Microsoft Dynamics CRM pro aplikaci Outlook odesílat e-mailové zprávy vaším jménem.

   1. Pokud máte nainstalovánu aplikaci Microsoft Office Outlook 2007:
      • V nabídce CRM klikněte na příkaz Možnosti.

      – NEBO –

      Pokud máte nainstalovánu aplikaci Outlook 2010:

      • Klikněte na možnost Soubor, klikněte na kartu CRM a potom klikněte na možnost Možnosti.
   2. V dialogovém okně Nastavit osobní možnosti klikněte na kartu E-mail. Zaškrtněte políčko Povolit aplikaci Microsoft Dynamics CRM odesílat e-maily pomocí klienta Microsoft Dynamics CRM pro aplikaci Outlook.
5. Přenos kontaktů aplikace Outlook do aplikace Microsoft Dynamics CRM

   Sledování kontaktů v aplikaci Outlook:

   • Otevřete jeden záznam kontaktu nebo vyberte několik záznamů kontaktů. Potom v závislosti na tom, zda máte nainstalovanou aplikaci Microsoft Office Outlook 2007 nebo Microsoft Office Outlook 2010 a zda otevíráte jeden či více záznamů kontaktů, klikněte na tlačítko Sledovat nebo Sledovat v aplikaci CRM. Chcete-li zahrnout společnost, která je uvedena v záznamu aplikace Outlook jako záznam nadřazeného obchodního vztahu v aplikaci Microsoft Dynamics CRM, můžete tuto volbu nastavit na kartě Synchronizace.

     Další informace: Nastavte možnosti synchronizace v klientovi Microsoft Dynamics CRM pro aplikaci Outlook.

   – NEBO –

   Použijte Průvodce přidáním kontaktů.

   • Chcete-li spustit průvodce a máte nainstalovánu aplikaci <ms_Outlook_short_2007>, klikněte v nabídce CRM na možnost Přidat kontakty.
   • Pokud máte nainstalovanou aplikaci Outlook 2010, klikněte na položku Soubor.Klikněte na kartu CRM. Klikněte na tlačítko Importovat kontakty a potom na tlačítko Přidat kontakty. Chcete-li zahrnout společnost, která je v záznamu uvedena jako záznam nadřazeného obchodního vztahu v aplikaci Microsoft Dynamics CRM, můžete tuto volbu nastavit v průvodci.

     Další informace:Přidání kontaktů aplikace Outlook do aplikace Microsoft Dynamics CRM pomocí Průvodce přidáním kontaktů

6. Sledování úkolů aplikace Outlook jako aktivit aplikace Microsoft Dynamics CRM

   V aplikaci Outlook otevřete jeden nebo několik úkolů v seznamu úkolů a poté klikněte na tlačítko Sledovat.

   V otevřeném úkolu můžete kliknutím na šipku u tlačítka Sledovat vybrat typ záznamu aktivity aplikace Microsoft Dynamics CRM (například dopis), který je vytvořen v aplikaci Microsoft Dynamics CRM a propojen s tímto úkolem. V opačném případě aplikace Microsoft Dynamics CRM tento úkol sleduje jako úkol aplikace Microsoft Dynamics CRM.

7. Nastavení a zobrazení záznamu Týká se aplikace Microsoft Dynamics CRM z aplikace Outlook

   Poté, co nastavíte sledování záznamu (kontaktu, e-mailové zprávy nebo úkolu), můžete kliknutím na tlačítko Nastavit Týká se vyhledat a propojit tento záznam s jiným záznamem aplikace Microsoft Dynamics CRM. Může se jednat o obchodní vztah nebo případ. Záznam aplikace Microsoft Dynamics CRM pak otevřete tak, že v podokně Microsoft Dynamics CRM kliknete na odkaz vedle položky Týká se.

   Pokud kliknete na nesprávný záznam, klikněte na možnost Nastavit Týká se a zvolte jiný záznam.

8. Přístup k e-mailovým adresám aplikace Microsoft Dynamics CRM z klienta Microsoft Dynamics CRM pro aplikaci Outlook

   Při vytváření nové e-mailové zprávy v aplikaci Outlook kliknutím na možnost Komu otevřete seznam Adresář. V seznamu Adresář jsou uvedeny e-mailové adresy z vašich záznamů aplikace Microsoft Dynamics CRM.

   V seznamu Adresář nejprve vyberte typ záznamu aplikace Microsoft Dynamics CRM k filtrování seznamu. Potom klikněte na požadovanou e-mailovou adresu.

Pokud jste upgradovali z klienta Microsoft Dynamics CRM 4.0 pro aplikaci Outlook

• V klientovi Microsoft Dynamics CRM pro aplikaci Outlook jsou dostupné oblasti Oblast Nastavení a Kalendář služeb. Většina funkcí aplikace Microsoft Dynamics CRM je dostupná v podokně navigační podokno.

Související odkazy

Import kontaktů aplikace Outlook do aplikace Microsoft Dynamics CRM

Konfigurace klienta Microsoft Dynamics CRM pro aplikaci Outlook