Algemene interesse

Zelfstudie: Outlook-contactpersoonsgegevens met categorieën importeren

Doordat Microsoft Dynamics CRM Online een andere structuur heeft dan Microsoft Office Outlook, moet u extra plannings- en voorbereidingsstappen uitvoeren voordat u Outlook-contactpersonen kunt importeren voor wie het veld Categorieën is ingevuld.

  • Er bestaat geen veld in Microsoft Dynamics CRM Online dat overeenkomt met het veld Categorieën in Outlook. Daarom moet u bepalen hoe u deze gegevens wilt toewijzen.
  • Outlook kan meerdere waarden opslaan in het veld Categorieën, terwijl de meeste velden in Microsoft Dynamics CRM Online waaraan u mogelijk gegevens toewijst, slechts één waarde toestaan. U dient de kolom Categorieën te splitsen in meerdere kolommen, waarbij elke kolom één waarde bevat.

In deze zelfstudie beschrijven we de vragen die u zichzelf kunt stellen over uw gegevens. Bovendien noemen we een aantal alternatieve methoden voor het importeren van de gegevens.

Opmerking

Voor sommige van deze methoden hebt u de hulp van uw systeembeheerder of systeemaanpasser nodig, omdat hiervoor bevoegdheden vereist zijn waarover normaal gesproken alleen gebruikers met de beveiligingsrol Systeembeheerder of Systeemaanpasser beschikken.

Op deze pagina

Les 1: Uw Outlook-categoriegegevens toewijzen

Les 2: Geëxporteerde gegevens uitsplitsen naar recordtype op basis van categoriewaarden

Les 3: Meerdere waarden in de kolom Categorieën scheiden

Les 4: Microsoft Dynamics CRM Online aanpassen

Les 1: Uw Outlook-categoriegegevens toewijzen

Analyseer uw Outlook-gegevens om te zien hoe u uw contactpersonen hebt gecategoriseerd. De eenvoudigste manier om dit te doen is in Outlook:

  • Als u Outlook 2007 hebt geïnstalleerd:
    1. Selecteer in het Navigatiedeelvenster voor Contactpersonen de weergave Op categorie.
    2. Wijs in het menu Weergave de optie Groepen uitvouwen/samenvouwen aan en klik vervolgens op Alle groepen samenvouwen.
  • Als u Outlook 2010 hebt geïnstalleerd, wijzigt u in Contactpersonen de weergave naar een lijst en vervolgens sorteert u de lijst op categorie.
    1. Klik op het tabblad Weergeven. Klik in de groep Huidige weergave op de knop Weergave wijzigen en klik vervolgens op Lijst.
    2. Klik in de groep Indeling op Categorieën.
    3. Klik in de groep Indeling op Uitvouwen/samenvouwen en klik vervolgens op Alle groepen samenvouwen.

Hierdoor geeft u alle categoriewaarden weer die u moet toewijzen aan Microsoft Dynamics CRM Online.

Stel uzelf de volgende vragen:

  1. Zijn mijn Outlook-contactpersoongegevens toegewezen aan meer dan één Microsoft Dynamics CRM Online-recordtype? Heb ik bijvoorbeeld contactpersonen die ik als accounts categoriseer, terwijl andere contactpersonen als potentiële klanten worden beschouwd?

    Als dit het geval is, leest u 'Les 2: Geëxporteerde gegevens uitsplitsen naar recordtype op basis van categoriewaarden' verderop in deze zelfstudie.

  2. Worden er meerdere waarden opgeslagen in het veld Categorieën? Het veld Categorieën zou in dezelfde record bijvoorbeeld deze waarden kunnen bevatten:
    • Account, Belangrijke klant, Restaurant
    • Potentiële klant, Actueel

    Als dit het geval is, leest u 'Les 3: Meerdere waarden in de kolom Categorieën scheiden' verderop in deze zelfstudie.

  3. Bevat de implementatie van Microsoft Dynamics CRM Online in mijn bedrijf een veld of veldwaarde voor elk van mijn Outlook-categorieën? Als ik bijvoorbeeld de categorieën Prioriteit 1 en Prioriteit 2 gebruik, is er dan een veld in Microsoft Dynamics CRM Online dat exact deze waarden kan bevatten?

    Er zijn verschillende Microsoft Dynamics CRM Online-standaardvelden die aan uw Outlook-categorieën kunnen worden toegewezen:

    • De velden Functie en Rol in het recordtype Contactpersoon.
    • De velden Relatietype, Categorie en Branche in het recordtype Account.
    • De velden Functie, Kwalificatie, Branche en Bron van potentiële klant in het recordtype Potentiële klant.

    Mogelijk heeft uw organisatie Microsoft Dynamics CRM Online al aangepast en extra velden of veldwaarden toegevoegd die u kunt gebruiken. Om te zien welke andere velden er beschikbaar zijn, opent u Microsoft Dynamics CRM Online en bekijkt u de formulieren voor het invoeren van nieuwe records voor contactpersonen, potentiële klanten en accounts.

    Als er geen bestaande velden zijn die aan elk van uw categoriewaarden zijn toegewezen, kunt u Microsoft Dynamics CRM Online aanpassen zodat dit overeenstemt met uw Outlook-gegevens. Zie hiervoor 'Les 4: Microsoft Dynamics CRM Online aanpassen' verderop in deze zelfstudie.

Maak voor uzelf een werkblad met de onderstaande kolommen om te bepalen hoe u de verschillende categoriewaarden wilt toewijzen:

Categoriewaarde in Outlook

Recordtype in CRM

Veldnaam in CRM

Veldwaarde in CRM

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Les 2: Geëxporteerde gegevens uitsplitsen naar recordtype op basis van categoriewaarden

Als uw geëxporteerde gegevens uit Outlook records bevatten die behoren tot meerdere recordtypen in Microsoft Dynamics CRM Online, dient u de geëxporteerde gegevens uit te splitsen in afzonderlijke bestanden (één bestand voor elk recordtype).

  • Plaats alle records die accounts moeten worden in een bestand met de naam Accounts.csv.
  • Plaats alle records die contactpersonen moeten worden in een bestand met de naam Contactpersonen.csv.
  • Plaats alle records die potentiële klanten moeten worden in een bestand met de naam Potentiële klanten.csv.

De eenvoudigste methode hiervoor is als volgt:

  1. Maak drie kopieën van het CSV-bestand dat u hebt geëxporteerd uit Outlook. Geef deze kopieën de namen Accounts.csv, Contactpersonen.csv en Potentiële klanten.csv.
  2. Open elk van de bestanden in Excel, sorteer de gegevens op de kolom Categorieën en verwijder alle gegevens die niet in het betreffende recordtype moeten worden geïmporteerd.
  3. Importeer elk van de bestanden afzonderlijk.

Les 3: Meerdere waarden in de kolom Categorieën scheiden

Als de records meerdere waarden bevatten in de kolom Categorieën, moet u nieuwe kolommen maken en de gegevens scheiden, zodat elke kolom nog maar één waarde per record bevat. Elke kolom komt overeen met één veld in Microsoft Dynamics CRM Online, waarin de gegevens moeten worden geplaatst.

Een record kan bijvoorbeeld twee categorieën bevatten, die moeten worden toegewezen aan Functie en Rol in Contactpersonen. U gaat dan als volgt te werk:

  1. Open het geëxporteerde CSV-bestand in Excel.
  2. Maak twee kopieën van de kolom Categorieën en wijzig de kolomkop van de ene kolom in Functie en de kop van de andere kolom in Rol.
  3. Schoon de gegevens in de kolommen op, zodat elke kolom nog maar één waarde per record bevat.

Oorspronkelijk bestand Contactpersonen.csv

Naam

Categorie

Meer kolommen ...

Norman Nescio

Inkoper, Leverancier

...

Nadine Nescio

Crediteuren, Klant

...

Nieuw bestand Contactpersonen.csv met één kolom voor elke categoriewaarde

Naam

Functie

Rol

Meer kolommen ...

Norman Nescio

Inkoper

Leverancier

...

Nadine Nescio

Crediteuren

Klant

...

Les 4: Microsoft Dynamics CRM Online aanpassen

Opmerking

Aanpassingen worden doorgaans gemaakt om rekening te houden met de manier waarop de gebruikers in uw organisatie hun gegevens willen indelen. Om de gewenste veranderingen te ontwerpen, moet u daarom kijken naar de processen die in uw organisatie worden uitgevoerd. De feitelijke implementatie van de aanpassingen vereist bevoegdheden die meestal zijn voorbehouden aan de beveiligingsrollen Systeembeheerder en Systeemaanpasser.

Er zijn verschillende mogelijkheden:

  • Een bestaande vervolgkeuzelijst wijzigen of een nieuwe maken.
    • Vaak is dat alles wat u hoeft te doen om nieuwe waarden aan een bestaande vervolgkeuzelijst toe te voegen. U voegt dan bijvoorbeeld een nieuwe branche toe aan het veld Branche. Dit is een eenvoudige taak, die in enkele minuten kan worden uitgevoerd.
    • Soms moet u een nieuwe vervolgkeuzelijst toevoegen. Deze taak is iets gecompliceerder, omdat het nieuwe veld niet automatisch in de rapporten verschijnt.

    Meer informatie: Optiesetvelden (vervolgkeuzevelden) configureren

  • Voeg een nieuw veld met twee opties toe voor elke categorie.

    Als u in uw Outlook-gegevens bijvoorbeeld informatie over vijf categorieën hebt opgeslagen, kunt u vijf velden toevoegen met Ja/Nee-waarden of Waar/Onwaar-waarden. Hierdoor kunt u eenvoudig zoeken naar en rapporten genereren over de records binnen elke categorie. Meer informatie: Entiteitsvelden.

  • Maak een nieuw opzoekveld.

    Als uw lijst met categorieën nog steeds verder groeit, kunt u overwegen een aangepaste entiteit voor de categoriewaarden te definiëren en een opzoekveld aan te maken. Met een opzoekveld kunnen gebruikers een record laten verwijzen of koppelen in een ander recordtype (entiteit). Meer informatie: Entiteitsvelden, Hiërarchische entiteitsrelaties en Velden voor een entiteit maken of bewerken.

    Dit is een meer gecompliceerde taak. Als u deze manier wilt gebruiken, moet u, nadat het opzoekveld is ingesteld in Microsoft Dynamics CRM Online, uw geëxporteerde Outlook-bestand in twee bestanden splitsen met de informatie over de categorie in een afzonderlijk bestand. Meer informatie: Outlook-contactpersoongegevens met notities importeren.

Nadat Microsoft Dynamics CRM Online is aangepast, kunt u uw gegevens voor Outlook-Categorieën toewijzen en uw geëxporteerde gegevens verder organiseren voor het importeren.

Verwante koppelingen